La baja es, con toda seguridad, una de las decisiones más traumáticas a las que se enfrenta un expositor, cuando se ve ante la imposibilidad de participar en el certamen en el que se ha inscrito.

Tengamos presente, que en Messe Düsseldorf no existen las ‘preinscripciones’. Sólo existe un documento mediante el cual el expositor se vincula a Messe Düsseldorf GmbH. Hablamos de la denominada ‘inscripción’ y se trata de un documento que reviste formato de contrato mercantil, mediante el cual el expositor declara aceptar las condiciones vinculantes de participación de Messe Düsseldorf GmbH.

A continuación se explican las consecuencias que conlleva para el expositor darse de baja de un certamen organizado por Messe Düsseldorf GmbH.

Las bajas siempre tienen coste

Con independencia del coste económico en el que ya haya incurrido el expositor durante la preparación del certamen, el organizador ferial Messe Düsseldorf exigirá el cumplimiento de unas obligaciones de pago.

El coste de la baja

La cuantía de esta obligación dependerá de:

• 1. El momento en el que se notifique la baja al equipo organizador del certamen.
• 2. La posibilidad del equipo organizador de encontrar a otro expositor dispuesto a ocupar el espacio que se deja vacante.

Cuanto más tarde se notifique una baja, más cara resultará esta.

Teniendo en cuenta – como hemos dicho – que ninguna baja tiene coste cero (no hay bajas gratuitas), será preciso distinguir tres posibles escenarios:
Dependiendo de estos se aplicará por Messe Düsseldorf diferentes cuantías en la facturación:

Escenario 1

El expositor inscrito en un certamen se da de baja antes de haber recibido la admisión (enlace admisión) por parte de la Feria.

En este caso Messe Düsseldorf facturará a la empresa una tasa mínima de cancelación. El importe de esta tasa queda recogido en las condiciones de participación del certamen en cuestión (consultar el punto ‘Participation fees and other charges’).

Escenario 2

El expositor inscrito cancela una vez que ha sido admitido. Es decir, la cancelación se produce una vez que al expositor se le ha remitido la documentación (asignación de espacio y servicios). Este escenario diferencia entre dos posibilidades:

• 2.a.- El equipo organizador del certamen consigue reasignar el espacio que el causante de la baja ha dejado vacío, emplazando en él a otro tercero. El importe de la cancelación será el equivalente al 25% del coste de la superficie (o en su defecto el importe de la tasa mínima de cancelación si aquella fuera menor que esta. El criterio aplicado es la mayor de ambas.)
• 2.b.- La baja se ha producido en un momento tal, que el equipo organizador del certamen no consigue reasignar el espacio que ha quedado vacante y éste queda vacío. En este caso, Messe Düsseldorf exigirá el pago del importe resultante del cómputo del 100% de la superficie.

Además, este caso Messe Düsseldorf puede facturar gastos adicionales, como por ejemplo:

Aquellos derivados de contrataciones ya cursadas y vinculadas a la superfice (por ejemplo gastos de instalaciones técnicas o montajes de stands) y/o aquellos otros derivados del acondicionamiento de dicho espacio

Escenario 3

Puede suceder, que el equipo organizador del certamen sólo consiga reasignar el espacio de manera parcial y el tercero no puede ocupar todo el espacio vacante.
En esta situación intermedia se aplica un cómputo mixto, contemplando la norma del 100% por la fracción de espacio no ocupada + la del 25% por el espacio recolocado a un tercero. Se trata de una situación combinada de los casos 2.a. y 2.b.